Procedura e informativa privacy whistleblowing

(ai sensi del D.Lgs. 24/2023 e del Regolamento UE 2016/679)

Mattioli Brand S.r.l. promuove una cultura aziendale improntata all’integrità, alla trasparenza e al rispetto della normativa vigente.

Attraverso il sistema di Whistleblowing, chiunque operi nel contesto lavorativo della Società può segnalare comportamenti, atti od omissioni che possano costituire violazioni di norme nazionali o dell’Unione Europea, ovvero condotte idonee a compromettere l’interesse pubblico, l’integrità aziendale o il rispetto delle procedure interne.

La Società garantisce la gestione delle segnalazioni nel rispetto dei principi di riservatezza, imparzialità e protezione del Segnalante previsti dalla normativa applicabile.

Possono effettuare una segnalazione dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori, partner commerciali, candidati, ex dipendenti e ogni altro soggetto che abbia acquisito informazioni rilevanti nell’ambito del proprio rapporto con la Società.

Possono essere segnalate, a titolo esemplificativo:

• violazioni di legge;
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• violazioni del Modello Organizzativo 231 e delle procedure aziendali;
• frodi, corruzione, conflitti di interesse;
• violazioni in materia di salute e sicurezza, ambiente, privacy e protezione dei dati;
• comportamenti suscettibili di arrecare danno alla Società o all’interesse pubblico.

Rientrano altresì nell’ambito delle segnalazioni le violazioni riguardanti, a titolo esemplificativo, appalti pubblici, servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, nonché violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea o che compromettono il corretto funzionamento del mercato interno.

Non rientrano nel sistema Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste aventi carattere esclusivamente personale e riferite al rapporto individuale di lavoro o ai rapporti con i propri superiori gerarchici.

Le segnalazioni possono essere effettuate tramite:

• comunicazione scritta indirizzata al Responsabile Whistleblowing;
• segnalazione orale mediante contatto telefonico dedicato;
• incontro diretto e riservato con il Responsabile Whistleblowing.

Responsabile Whistleblowing:

Avv. Enrico Cairo

Via Bertolotti 2 – 10121 Torino

Tel. +39 333 3920306

Le segnalazioni scritte possono essere inviate mediante lettera riservata indirizzata al Responsabile Whistleblowing.

Le segnalazioni orali e gli incontri diretti sono documentati dal Responsabile Whistleblowing mediante verbale o resoconto, che potrà essere verificato, confermato o rettificato dal Segnalante.

La Società garantisce la massima riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e delle informazioni contenute nella segnalazione.

Il Responsabile Whistleblowing:

• rilascia conferma di ricezione entro 7 giorni;
• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante;
• svolge le verifiche necessarie;
• richiede eventuali integrazioni;
• fornisce un riscontro entro 3 mesi dalla ricezione della segnalazione.

Nei casi previsti dall’art. 6 del D.Lgs. 24/2023, il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite i canali messi a disposizione dall’ANAC.

Ciò è consentito, in particolare, quando:

• il canale interno non è attivo o non rispetta i requisiti di legge;
• una precedente segnalazione interna non ha avuto seguito;
• vi è fondato motivo di ritenere che la segnalazione interna possa non essere gestita efficacemente o possa esporre il Segnalante a ritorsioni;
• la violazione costituisce un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico.

La Società vieta qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione nei confronti di chi effettua una segnalazione in buona fede.

L’identità del Segnalante è protetta nei limiti e secondo le modalità previste dal D.Lgs. 24/2023.

I dati personali raccolti nell’ambito della gestione delle segnalazioni sono trattati da Mattioli Brand S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento, esclusivamente per finalità connesse alla ricezione, gestione e verifica delle segnalazioni e all’adempimento degli obblighi di legge.

Possono essere trattati dati identificativi del Segnalante, dei soggetti coinvolti e di eventuali terzi menzionati nella segnalazione.

Nell’ambito della gestione delle segnalazioni possono essere trattati, ove pertinenti e strettamente necessari, categorie particolari di dati personali e dati relativi a condanne penali o reati. Tali dati saranno utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla verifica della segnalazione e nel rispetto delle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali.

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, sicurezza e riservatezza previsti dal GDPR.

I dati possono essere comunicati esclusivamente a soggetti autorizzati coinvolti nella gestione della segnalazione, quali:

• Responsabile Whistleblowing;
• consulenti e professionisti incaricati;
• fornitori di servizi tecnici eventualmente coinvolti;
• Autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

I dati non saranno diffusi.

La documentazione relativa alle segnalazioni viene conservata per il tempo necessario alla gestione del procedimento e comunque non oltre cinque anni dalla conclusione dello stesso, salvo che la conservazione sia necessaria per la gestione di procedimenti giudiziari, attività ispettive, richieste delle Autorità competenti o altri obblighi di legge.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e, ove applicabile, portabilità dei dati.

L’esercizio di tali diritti può essere limitato, ritardato o escluso nei casi previsti dalla normativa vigente, inclusi quelli disciplinati dall’art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, qualora possa derivarne un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante o al corretto svolgimento delle attività di verifica.

Resta in ogni caso salvo il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Titolare del trattamento:

Mattioli Brand S.r.l.

Via Bologna 220 – 10154 Torino

E-mail: privacy@mattioli.it

Per ogni informazione relativa al sistema di Whistleblowing, al trattamento dei dati personali o all’esercizio dei diritti previsti dalla normativa applicabile è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.